Офис-менеджер

Описание должности: офис-менеджер

• Управление жизнедеятельностью офиса: контролировать и управлять повседневной деятельностью офиса для обеспечения эффективности и продуктивности. Разрабатывать и внедрять процессы и процедуры для поддержки инвестиционной команды и других сотрудников. Отслеживать и оптимизировать рабочий процесс для улучшения операционной эффективности и достижения организационных целей.

• Управление поставщиками: развивать и поддерживать отношения с поставщиками, поставщиками услуг и поставщиками. Проводить переговоры по контрактам, оценивать эффективность деятельности поставщиков и обеспечивать решения, экономически целесообразные. Контролировать уровень обслуживания, разрешать проблемы и искать возможности для улучшения отношений с поставщиками.

• Управление помещениями: координировать обслуживание офиса, ремонт и улучшения для обеспечения безопасной и функциональной рабочей среды. Управлять инвентаризацией, закупкой и распределением офисных принадлежностей для поддержки повседневной деятельности. Внедрять протоколы безопасности, контролировать безопасность помещения и решать потребности в инфраструктуре рабочего места.

• Планирование мероприятий: помогать в планировании и проведении мероприятий, встреч и конференций для офиса. Координировать логистику, выбор места проведения, услуги кейтеринга и аудиовизуальное оборудование. Управлять бюджетами мероприятий, сроками и коммуникацией для обеспечения успешных результатов. Выполнять другие организационные задачи, связанные с мероприятиями, для поддержки мероприятий в офисе.

• Административная поддержка: предоставлять комплексную административную поддержку инвестиционной команде и руководству. Планировать и координировать встречи, управлять календарями и облегчать коммуникацию в офисе. Помогать с организацией поездок, отчетами о расходах и корреспонденцией для оптимизации операций.