Начальник общего отдела (канцелярия)

Подразделение: Департамент связей с общественностью
Организация: ИП ООО «Veolia Energy Tashkent»

Основные функциональные обязанности:

• Руководит деятельностью отдела, обеспечивает выполнение возложенных задач.
• Организует и контролирует работу сотрудников отдела (делопроизводство, документооборот, архив, группа переводчиков, группа множительной техники).
• Участвует в совещаниях по поручению руководства, обеспечивает подготовку материалов к ним.
• Принимает меры по обеспечению работников отдела необходимыми методическими материалами, оборудованием и инвентарем.
• Обеспечивает единый порядок делопроизводства и документооборота на предприятии.
• Организует оформление, учет, хранение и рассылку организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения).
• Готовит информацию о состоянии исполнения приказов и распоряжений для руководства предприятия.
• Разрабатывает сводную номенклатуру дел предприятия и номенклатуру дел общего отдела.
• Организует работу ведомственного архива предприятия.
• Разрабатывает методические документы и внутренние регламенты по вопросам документооборота.
• Внедряет новые технологические процессы и программные решения для электронного документооборота.
• Организует и курирует корпоративный информационный хаб (портал/базу знаний): структуру, наполнение, актуализацию.
• Взаимодействует с IT-отделом и внешними поставщиками ПО по вопросам интеграции и технической поддержки.
• Обеспечивает стандартизацию документооборота по компании.
• Проводит аудит источников и каналов хранения информации.
• Организует обучение сотрудников по использованию хаба и нового ПО.
• Осуществляет связь с вышестоящими организациями по вопросам контроля и исполнения документов.
• Готовит и согласовывает проекты резолюций, ведет подготовку и обработку входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.
• Обеспечивает контроль за исполнением поручений руководства, координирует взаимодействие между подразделениями.
• Обеспечивает сохранность и конфиденциальность служебной информации.
• Разрабатывает и внедряет концепцию информационной библиотеки с документацией, модель управления знаниями в компании.
• Обеспечивает ведение электронного документооборота через систему EDO, E-Xat, др.

Критерии оценки эффективности:

• Запуск электронной библиотеки в заданный срок и охват минимум 80% ключевой информации
• Успешный переход на новую систему документооборота (без сбоев в работе и с обучением не менее 90% сотрудников)
• Сокращение времени на поиск внутренних документов
• Повышение удовлетворенности сотрудников качеством внутренней коммуникации (по результатам опроса)
• Наличие утверждённых стандартов документооборота
• Снижение количества дублирующих и устаревших источников информации

Оценка эффективности в период испытательного срока (3 месяца):

• Быстрое освоение внутренних регламентов, процедур и документооборота

  – Понимание организационной структуры, каналов коммуникации и зон ответственности подразделений

  – Умение ориентироваться в текущей системе хранения и движения документов

  – Эффективная организация работы отдела: распределение задач, контроль сроков, качество исполнения

  – Ведение делопроизводства без нарушений и сбоев

  – Своевременная подготовка и подача внутренней документации, отчетов, приказов и служебной переписки

  – Инициирование и участие в разработке структуры централизованного информационного хаба

  – Координация взаимодействия с другими подразделениями по наполнению хаба

  – Участие во внедрении нового приложения для электронного документооборота

  – Проведение или организация обучающих мероприятий по новому программному обеспечению

  – Минимизация ошибок в документации и делопроизводстве

  – Снижение количества дублирующей информации и устаревших источников

  – Соблюдение сроков внедрения новых процессов и цифровых инструментов

  – Поддержка высокого уровня информационной прозрачности и доступности для сотрудников

  – Конструктивное взаимодействие с другими отделами и руководством

  Эти критерии помогут объективно оценить результаты работы специалиста по коммуникациям и внешним связям в течение испытательного срока, определяя его способность эффективно справляться с задачами и интегрироваться в коллектив.

Требования к кандидатам:

• Высшее образование (предпочтительно в области управления, юриспруденции, документооборота, ИТ или информационного менеджмента)
• Опыт работы в административной или организационно-распорядительной сфере от 3 лет
• Навыки управления командой, организации документооборота и внутренней коммуникации
• Знание нормативных требований к ведению делопроизводства
• Уверенное владение цифровыми инструментами (MS Office, электронные архивы, внутренние порталы, системы документооборота)
• Опыт в проектировании и внедрении внутренних цифровых платформ или хранилищ данных — как преимущество
• Практический опыт внедрения ИТ-решений (в частности систем электронного документооборота) — как преимущество
• Высокий уровень ответственности, системное мышление, инициативность
• Знание программ по электронному документообороту Edo, E-Xat, Directum
• Практический опыт внедрения ИТ-решений (в частности систем электронного документооборота) — как преимущество

Языки:

• Свободное владение русским и узбекским языками (письменно и устно).

Условия работы:

• Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом Республики Узбекистан;
• График работы: 5-дневная рабочая неделя (понедельник–пятница), с 09:00 до 18:00;
• Современные условия труда и оборудованное рабочее место;
• Вовлечённость в ключевые проекты компании, связанные с цифровизацией и управлением знаниями.

Если Вы обладаете стратегическим мышлением, стремитесь развивать корпоративную культуру и внутренние процессы в рамках международной компании — приглашаем Вас стать частью нашей команды!