Офис-координатор по работе с документами

Квалификационные требования:
внимательность и усидчивость;
умение вести систематизированный учёт входящей и исходящей документации; умение работать с договорами,
а также работать с электронными системами документооборота.
Кандидат должен обладать средним специальным или высшим образованием и иметь не менее двух лет опыта работы в сфере документооборота или договорной работы. Необходимы аккуратность, внимательность к деталям, умение работать в режиме многозадачности, соблюдать сроки и обеспечивать точность при ведении документации. Приветствуется опыт договорной работы и уверенное владение современными программами учёта и управления документами.
В функциональны обязанности будет входить:
Приём, регистрация, систематизация и хранение входящей и исходящей корреспонденции, включая электронные документы.
Подготовка проектов писем, запросов, сопроводительных документов и контроль их исполнения.
Работа с договорами: подготовка проектов договоров и дополнительных соглашений, организация процесса согласования договоров внутри компании: направление на проверку ответственным сотрудникам и контроль за своевременным согласованием; обеспечение юридической и организационной готовности договора к подписанию; передача согласованных договоров на подпись руководству и контрагентам, контроль возврата подписанных экземпляров; ведение реестра договоров и контроль исполнения условий по срокам и обязательствам.
Ведение внутренней базы документов и работа с электронными системами документооборота (в том числе 1С, корпоративной или иных специализированных программах).
Контроль за своевременной передачей документов между подразделениями.
Подготовка документов для архива, организация их хранения и при необходимости — оперативное предоставление по запросу руководства.
Составление отчётности по документообороту и договорной деятельности.
Обеспечение конфиденциальности и безопасности документации.