Офис-менеджер

Обязанности

Организация жизнеобеспечения офиса:

Закупка и контроль наличия канцтоваров, расходных материалов (вода, чай, кофе).

Обеспечение чистоты и порядка в офисе, контроль работы клининговых служб.

Взаимодействие с сервисными организациями (ремонт оргтехники, доставка).

Организация питания сотрудников, заказ обедов.

Документационное обеспечение:

Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции.

Ведение деловой переписки.

Подготовка и оформление документов, приказов, доверенностей.

Организация архивирования документов.

Ведение протоколов совещаний.

Административная поддержка и управление:

Прием и распределение звонков, встреча посетителей.

Помощь руководителю в организации встреч и мероприятий.

Организация деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц).

Выполнение поручений руководства.

Координирование работы офисного персонала и технических служб.

В некоторых компаниях — сбор информации для отчетов и базовое ведение отчетности.

Контроль и дисциплина:

Контроль за соблюдением трудовой дисциплины в офисе.

Контроль за исправностью и готовностью офисной техники.

Требования

Профессиональные навыки:

Владение офисными программами (например, пакетом Microsoft Office).

Навыки деловой переписки и этикета.

Основы делопроизводства.

Понимание принципов работы современного офиса.

Личные качества:

Коммуникабельность и умение общаться с разными людьми.

Организаторские способности и самостоятельность в принятии решений.

Внимательность и аккуратность в работе с документами.

Ответственность, пунктуальность и добросовестность.

Стрессоустойчивость и гибкость.

Умение работать в режиме многозадачности.